Angaben zusammenführen.
Mandatsart, Ansprechpartner und benötigte Stammdaten erfassen. Vor einer Übernahme werden widersprüchliche oder unvollständige Angaben geklärt.
Mandantenverwaltung im DetailEin neues Mandat.Ein klarer Anfang.
Stammdaten, Unterlagen und offene Fragen gehören zur selben Aufnahme. Ihr Team sieht, was bereits vorliegt und was für den nächsten Schritt noch geklärt werden muss.
BuzzardKanzlei OS · AblaufbeispielMandantenaufnahme
Neues Mandat · M-205
ChecklisteAufnahme vorbereiten
- ✓Stammdaten liegen vorAngaben vor der Übernahme abgleichen
- ✓Erste Unterlagen zugeordnetVollständigkeit für dieses Mandat prüfen
- ○Vollmacht prüfenOffene Aufgabe für die Kanzlei
„Was ist für die Aufnahme noch offen?“Die Vollmacht ist noch zu prüfen. Eine gezielte Anfrage kann fehlende Angaben oder Unterlagen ergänzen.
Erforderliche Prüfungen für dieses Mandat abschließen.
→→
Unterlage und Aufgabe werden dem Mandat zugeordnet.
Illustriertes Ablaufbeispiel mit fiktiven Daten. Keine echte Bearbeitung oder Übermittlung.
Der Engpass im AlltagDer Start verteilt sich
Der Start verteilt sich
auf zu viele Rückfragen.
Eine Information steht im Fragebogen, eine andere in der E-Mail. Ob eine Vollmacht vorliegt, muss jemand nachsehen. Ohne gemeinsamen Stand wird aus der Aufnahme eine Folge von Nachfragen.
AngabenUnterlagenPrüfung
Ein gemeinsamer Vorgang.
Kontext und nächste Arbeit zusammen.
KI bereitet vorKanzlei prüftTeam entscheidet
So kommt die Arbeit zusammenAus der Aufnahme
Aus der Aufnahme
wird ein bearbeitbarer Vorgang.
Unterlagen gezielt nachfragen.
Die benötigten Unterlagen richten sich nach dem Mandat. Eine gemeinsame Checkliste zeigt vorhandene Dokumente und offene Punkte.
Kommunikation im DetailDie Aufnahme übergeben.
Zuständigkeit, erste Aufgabe und benötigte Prüfungen festhalten. So weiß die Fachkraft, womit die laufende Bearbeitung beginnen kann.
Kanzlei digitalisieren im DetailEin konkreter ArbeitsfallVollständig genug
Vollständig genug
für den nächsten Schritt.
Eine Mandantenaufnahme ist mehr als ein ausgefülltes Formular. Im Beispiel liegen Stammdaten und erste Unterlagen vor; eine Vollmacht muss noch geprüft werden. Diese offene Aufgabe bleibt sichtbar.
Bedarf bestimmen
Für diese Mandatsart die erforderlichen Angaben, Dokumente und Zuständigkeiten festlegen.
Eingänge zuordnen
Nachgereichte Informationen beim Aufnahmevorgang halten und gezielte Rückfragen vorbereiten.
Aufnahme prüfen
Die Kanzlei kontrolliert Unterlagen und erforderliche Prüfungen, bevor die Bearbeitung fortgesetzt wird.
Ihre Fragen · Mandanten-OnboardingVorher Klarheit.
Vorher Klarheit.
Dann entscheiden.
Weitere Fragen besprechen Sie direkt mit Mustafa.
Ist das Onboarding für jedes Mandat gleich?
Nein. Eine Privatperson, ein Unternehmen und ein Lohnmandat benötigen unterschiedliche Informationen. Die Aufnahme wird an Ihre Mandatsarten angepasst.
Kann KI fehlende Unterlagen erkennen?
Sie unterstützt beim Abgleich mit dem vereinbarten Aufnahmeprozess. Ob eine Unterlage inhaltlich ausreicht und welche weiteren Prüfungen nötig sind, beurteilt das Kanzleiteam.
Sind Vollmachten automatisch wirksam unterschrieben?
Eine abgelegte Datei allein bestätigt weder Wirksamkeit noch Vollständigkeit. Signaturweg und Prüfung werden im konkreten Aufnahmeprozess festgelegt; eine qualifizierte Signatur ist hier nicht pauschal enthalten.
Wie gelangen neue Stammdaten in die Fachsoftware?
Führende Datenfelder und Übertragungsweg werden für Ihre Umgebung vereinbart. Vor der Übernahme müssen Zuordnung und Vollständigkeit geprüft werden.
Ihre Kanzlei kennenlernenZeigen Sie mir,
Zeigen Sie mir,
wo die Arbeit hängen bleibt.
Wir gehen einen konkreten Kanzleivorgang durch. Gemeinsam klären wir, wie Unterlagen, Ihr Team und die bestehende Fachsoftware zusammenkommen.
Gespräch vereinbarenMustafa Sahinli · Buzzard AI, Erlensee
Ihr direkter Ansprechpartner.