Eingang bündeln.
Für Kanzlei und Mandanten festlegen, über welchen Weg Rechnungen eingehen und wie sie dem richtigen Mandat zugeordnet werden.
Mandanten-Onboarding im DetailStrukturierte Rechnung.Geordnete Bearbeitung.
Eine E-Rechnung bringt Daten mit. Ihre Kanzlei braucht dazu den Mandanten, den Geschäftsvorfall und einen klaren Prüfweg. Genau dort setzt der gemeinsame Arbeitsablauf an.
BuzzardKanzlei OS · AblaufbeispielEine Rechnung · zwei Ansichten
Strukturierte Daten
<Rechnung> Nummer: B-17 Netto: 1000.00 Steuer: 190.00 Gesamt: 1190.00 </Rechnung>Vereinfachte Darstellung, kein Austauschformat.
Lesbare Ansicht
Eingangsrechnung
Rechnungsnummer
B-17Gesamtbetrag
1.190,00 €Mandat
M-104„Die Rechnung im Vorgang einordnen.“Strukturierte Angaben und Originaldatei gehören zum selben Mandat. Die fachliche Prüfung erfolgt im abgestimmten Rechnungsprozess.
Formatprüfung und fachliche Beurteilung getrennt berücksichtigen.
→→
Unterlage und Aufgabe werden dem Mandat zugeordnet.
Illustriertes Ablaufbeispiel mit fiktiven Daten. Keine echte Bearbeitung oder Übermittlung.
Der Engpass im AlltagEine neue Datei
Eine neue Datei
ist noch kein neuer Ablauf.
Wer nimmt Rechnungen entgegen? Wo liegt das Original? Wer klärt eine Rückfrage? Wenn diese Schritte offenbleiben, verlagert die E-Rechnung das Suchen nur in einen anderen Ordner.
OriginaldateiDatenPrüfung
Ein gemeinsamer Vorgang.
Kontext und nächste Arbeit zusammen.
KI bereitet vorKanzlei prüftTeam entscheidet
So kommt die Arbeit zusammenVom Rechnungseingang
Vom Rechnungseingang
zum geklärten Vorgang.
Daten und Original verbinden.
Die strukturierten Rechnungsdaten und die zugehörige Originaldatei müssen im Arbeitsweg zusammenbleiben. Die lesbare Darstellung hilft bei der Bearbeitung.
KI-Belegerfassung im DetailRückfragen vorbereiten.
Fehlende Angaben oder Unklarheiten als konkrete Aufgabe festhalten. Eine technische Formatprüfung und die fachliche Beurteilung sind unterschiedliche Schritte.
Automatisierung im DetailE-Rechnung in Deutschland · Stand der Prüfung: 07.10.2026Empfang und Ausstellung
Empfang und Ausstellung
getrennt betrachten.
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang kann ein E-Mail-Postfach genügen.
Für die Ausstellung dürfen noch die allgemeinen Übergangsregeln genutzt werden. Elektronische sonstige Rechnungen benötigen dabei die Zustimmung des Empfängers.
Bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz verlängert sich die Übergangsfrist für Aussteller; daneben besteht eine EDI-Übergangsregel.
Überblick zum inländischen B2B-Bereich. Ausnahmen und den konkreten Umsatz gesondert beurteilen. Quelle: BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026.
Ein konkreter ArbeitsfallTechnisch lesbar.
Technisch lesbar.
Fachlich geprüft.
Das Beispiel zeigt Rechnungsdaten und eine lesbare Ansicht desselben Vorgangs. Ob eine Rechnung inhaltlich richtig ist und wie sie behandelt wird, beurteilt Ihre Kanzlei.
Datei einordnen
Welches Format liegt vor, zu welchem Mandat gehört es und wie bleibt das Original erhalten?
Bearbeitung organisieren
Zuständige Person, Rückfragen und nächste Aufgabe am Rechnungsvorgang festhalten.
Fachsoftware einbeziehen
Übergabe und Aufbewahrungsprozess mit den bereits eingesetzten Systemen abstimmen.
Ihre Fragen · E-RechnungVorher Klarheit.
Vorher Klarheit.
Dann entscheiden.
Weitere Fragen besprechen Sie direkt mit Mustafa.
Ist eine einfache PDF eine E-Rechnung?
Eine reine PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten zählt nach den BMF-Informationen als sonstige Rechnung. Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil maßgeblich.
Sind XRechnung und ZUGFeRD dasselbe?
Es sind unterschiedliche Formate. XRechnung enthält strukturierte XML-Daten; geeignete ZUGFeRD-Formate verbinden eine lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten Daten.
Ersetzt Buzzard die fachliche Rechnungsprüfung?
Nein. Die gemeinsame Arbeitsumgebung unterstützt Zuordnung und Vorbereitung. Technische Validierung, fachliche Beurteilung und Aufbewahrung werden als eigene Aufgaben im Gesamtprozess betrachtet.
Müssen alle Mandanten denselben Arbeitsweg nutzen?
Nicht zwingend. Gemeinsam werden praktikable Eingangswege und Zuständigkeiten festgelegt. Entscheidend ist, dass die Kanzlei Unterlagen vollständig zuordnen und den Bearbeitungsstand nachvollziehen kann.
Ihre Kanzlei kennenlernenZeigen Sie mir,
Zeigen Sie mir,
wo die Arbeit hängen bleibt.
Wir gehen einen konkreten Kanzleivorgang durch. Gemeinsam klären wir, wie Unterlagen, Ihr Team und die bestehende Fachsoftware zusammenkommen.
Gespräch vereinbarenMustafa Sahinli · Buzzard AI, Erlensee
Ihr direkter Ansprechpartner.