Mit einem Engpass beginnen.
Wählen Sie einen wiederkehrenden Ablauf, etwa fehlende Belege für die laufende Buchhaltung. So wird die Einführung konkret und für das Team verständlich.
KI-Belegerfassung im DetailWeniger digitale Inseln.Mehr Zusammenhang.
Ihre Kanzlei hat bereits Software. Jetzt sollen Unterlagen, E-Mails und Aufgaben zusammenarbeiten – vom ersten Eingang bis zur nächsten fachlichen Entscheidung.
BuzzardKanzlei OS · AblaufbeispielVom Eingang zum Vorgang
E-Mail mit Anhang Unterlagen im Ordner Aufgabe in einer Liste
Beispielmandat · M-104
Ein geordneter Vorgang
Mandat
M-104Unterlage
Beleg B-17Nächste Aufgabe
Rückfrage prüfen„Wo geht es als Nächstes weiter?“Der Bezug zwischen Unterlage und offener Aufgabe ist sichtbar. Die Vorbereitung beginnt mit dem vorhandenen Vorgang.
Führende Ablagen und Übergaben bewusst festlegen.
→→
Unterlage und Aufgabe werden dem Mandat zugeordnet.
Illustriertes Ablaufbeispiel mit fiktiven Daten. Keine echte Bearbeitung oder Übermittlung.
Der Engpass im AlltagDigital abgelegt.
Digital abgelegt.
Trotzdem lange gesucht.
Ein Scan im Ordner, die Aufgabe auf einer Liste und der letzte Stand im Kopf: Papier ist verschwunden, die Sucharbeit bleibt. Digitalisierung wirkt erst, wenn der Zusammenhang zwischen diesen Teilen sichtbar wird.
EingängeAblagenAufgaben
Ein gemeinsamer Vorgang.
Kontext und nächste Arbeit zusammen.
KI bereitet vorKanzlei prüftTeam entscheidet
So kommt die Arbeit zusammenDen Arbeitsweg ändern.
Den Arbeitsweg ändern.
Das Team mitnehmen.
Den Vorgang zum Mittelpunkt machen.
Unterlagen, Kommunikation und offene Aufgaben werden dem Mandat zugeordnet. Der nächste Schritt braucht dann weniger Suche nach dem bisherigen Verlauf.
Mandantenverwaltung im DetailBestehende Systeme einbinden.
Klären Sie, wo Facharbeit, Stammdaten und Originalunterlagen geführt werden. Jede Übergabe braucht einen benannten Zweck und eine Kontrolle.
DATEV & KI im DetailEin konkreter ArbeitsfallEine fehlende Unterlage
Eine fehlende Unterlage
als erster Arbeitsfall.
Spielen Sie den Weg gemeinsam durch: Unterlage erkennen, Anfrage vorbereiten, Antwort zuordnen, Aufgabe weiterbearbeiten. Daran lässt sich Nutzen im Alltag beurteilen.
Ist-Ablauf sichtbar machen
Ein echter Vorgang zeigt Programme, Beteiligte und Stellen mit wiederholter Erfassung.
Soll-Ablauf vereinbaren
Festlegen, wo Informationen zusammenkommen und an welcher Stelle das Team prüft.
Nach der Einführung nachsehen
Mit den Beteiligten prüfen: Ist der nächste Schritt verständlich? Sind Rückfragen und Unterlagen auffindbar?
Ihre Fragen · Kanzlei digitalisierenVorher Klarheit.
Vorher Klarheit.
Dann entscheiden.
Weitere Fragen besprechen Sie direkt mit Mustafa.
Muss unsere Kanzlei alles gleichzeitig umstellen?
Nein. Ein klar abgegrenzter Arbeitsweg erleichtert die Einführung. Bewährte Fachprogramme können parallel weiterlaufen.
Womit sollten wir beginnen?
Mit einer häufigen, überschaubaren Aufgabe, die heute Sucharbeit oder Rückfragen verursacht. Der Belegeingang oder die Mandantenaufnahme eignen sich als konkreter Gesprächseinstieg.
Wie beziehen wir Mitarbeitende ein?
Die Menschen, die den Ablauf täglich bearbeiten, zeigen zunächst den Ist-Zustand. Anschließend werden Zuordnung, Freigaben und Vertretung gemeinsam festgelegt und am Arbeitsfall geprüft.
Wie messen wir, ob es besser wird?
Beobachten Sie vor und nach der Einführung denselben Arbeitsweg: Suchaufwand, wiederholte Eingaben, ungeklärte Übergaben und Rückfragen. Daraus entstehen belastbare Aussagen für Ihre Kanzlei.
Ihre Kanzlei kennenlernenZeigen Sie mir,
Zeigen Sie mir,
wo die Arbeit hängen bleibt.
Wir gehen einen konkreten Kanzleivorgang durch. Gemeinsam klären wir, wie Unterlagen, Ihr Team und die bestehende Fachsoftware zusammenkommen.
Gespräch vereinbarenMustafa Sahinli · Buzzard AI, Erlensee
Ihr direkter Ansprechpartner.